ขั้นตอนแรกในการจัดทำแผนประจำปี คือ การสำรวจความต้องการของประชาชนเพื่อให้ประชาชนในพื้นที่ประกาศได้ร่วมกันแสดงความคิดเห็น ร่วมกันวิเคราะห์สภาพปัญหาข้อเท็จจริงในพื้นที่ และความต้องการในการพัฒนา และพิจารณาข้อเสนอโครงการชุมชน คัดเลือกและจัดลำดับความสำคัญโครงการชุมชนให้สอดคล้องกับสภาพความต้องการและสภาพปัญหาของพื้นที่มากที่สุด
ผู้รับผิดชอบในการจัดทำเวทีประชาคม
การสำรวจความต้องการของประชาชนนั้น จะดำเนินการผ่านการจัดเวทีประชาคมระดับหมู่บ้านหรือระดับชุมชน โดยในขั้นแรกเป็นการประชุมของ คพรฟ. เพื่อกำหนดแนวทางการดำเนินงาน และการมอบหมายงาน ดังนี้
ผู้รับผิดชอบในการจัดทำเวทีประชาคมสำหรับกองทุนประเภท ก
สำหรับกองทุนประเภท ก นั้น เป็นการที่ คพรฟ. มอบหมาย คพรต. ภาคประชาชนของแต่ละหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล หรือ คพรต. อื่น ๆ เป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ จัดให้มีเวทีประชาคมระดับหมู่บ้านหรือระดับตำบลแล้วแต่กรณี เพื่อกำหนดแนวทางและแผนการดำเนินการในการสำรวจความต้องการของประชาชน
เมื่อได้รับมอบหมายแล้วให้ คพรต. ภาคประชาชนของแต่ละหมู่บ้านหรือตำบล หรือ คพรต. อื่น ๆ ดำเนินการจัดให้มีเวทีประชาคม ตามขั้นตอนที่กำหนดต่อไป
ผู้รับผิดชอบในการจัดทำเวทีประชาคมสำหรับกองทุนประเภท ข
สำหรับกองทุนประเภท ข ให้ คพรฟ. จัดเวทีประชาคมระดับหมู่บ้าน ชุมชน หรือระดับตำบล เพื่อกำหนดแนวทางและแผนการดำเนินการในการสำรวจความต้องการของประชาชน ในการดำเนินการจัดเวทีประชาคมข้างต้น อาจมอบหมายให้ กำนัน ผู้ใหญ่บ้าน ผู้นำชุมชน คณะกรรมการหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดแทนก็ได้
ก่อนการจัดเวทีประชาคม จะต้องมีการประชาสัมพันธ์ เผยแพร่ข่าวสาร รวมทั้งให้ข้อมูลแก่ประชาชน และผู้ที่เกี่ยวข้องได้มีส่วนร่วม โดยก่อนการจัดประชุมประชาคมให้ผู้รับผิดชอบดำเนินการดังนี้
- นัดหมายประชาชนในหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล เข้าร่วมประชาคมเพื่อสำรวจความต้องการของประชาชน โดยอาจประสานขอความร่วมมือจากกำนัน ผู้ใหญ่บ้าน คณะกรรมการหมู่บ้าน หรือผู้นำชุมชน เพื่อนำเรื่องการสำรวจความต้องการของประชาชนเป็นวาระเพิ่มเติมในการประชุมประชาคมที่จะจัดขึ้นก็ได้ตามความเหมาะสม
- ประชาสัมพันธ์กำหนดวันนัดประชุมประชาคมล่วงหน้า ไม่น้อยกว่า 7 วันก่อนวันจัดประชาคม เพื่อชี้แจงขั้นตอนกระบวนการและรูปแบบ ระยะเวลาในการจัดทำข้อเสนอโครงการชุมชนให้สอดคล้องตามความต้องการของเวทีประชาคม ผ่านทางหอกระจายข่าว วิทยุชุมชน ปิดประกาศในสถานที่ชุมชน หรือช่องทางอื่น ๆ เพื่อให้ประชาชนที่จะเข้าร่วมประชาคมรับทราบและมีการเตรียมตัวก่อนเข้าร่วมประชาคม
- ให้ผู้ที่จะเสนอโครงการชุมชน จัดเตรียมข้อเสนอโครงการชุมชนตามรูปแบบและวิธีการที่กำหนด และนำเสนอต่อเวทีประชาคมหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล เพื่อให้พิจารณาในการประชุมก็ได้
การจัดการประชุมในเวทีประชาคมหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล เป็นการดำเนินการเพื่อให้ประชาชนร่วมกันแสดงความคิดเห็น วิเคราะห์สภาพปัญหาและความต้องการในพื้นที่ คัดเลือกและจัดลำดับความสำคัญของข้อเสนอโครงการ โดยมีขั้นตอนการประชุมดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ประธานหรือผู้ได้รับมอบหมายเปิดการประชุมประชาคมและชี้แจงวัตถุประสงค์ของการเรียกประชุมประชาคม
ขั้นตอนที่ 2 การรับฟังปัญหาและความต้องการ
- เปิดให้ที่ประชุมประชาคมร่วมแสดงความคิดเห็นและเสนอแนะปัญหาและความต้องการแก่ที่ประชุม โดยต้องบันทึกทุกปัญหา ความต้องการไว้อย่างโปร่งใส
- รวบรวมปัญหา ความต้องการทั้งหมดและบันทึก เพื่อให้ที่ประชุมร่วมกันพิจารณาแบ่งกลุ่มปัญหาและจัดลำดับความสำคัญ
ขั้นตอนที่ 3 การร่วมกันพิจารณาจัดลำดับความสำคัญของโครงการชุมชน
- หากมีผู้ยื่นข้อเสนอโครงการชุมชนก่อนการจัดเวทีประชาคมหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล ให้ผู้ที่เสนอโครงการชุมชน นำเสนอรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการชุมชน โดยอธิบายถึงความสำคัญและความจำเป็นในการดำเนินโครงการและความจำเป็นในการสนับสนุนงบประมาณจากกองทุนพัฒนาไฟฟ้า ทีละโครงการต่อที่ประชุมประชาคมหมู่บ้านหรือชุมชน
- หากไม่มีผู้ยื่นข้อเสนอโครงการชุมชน ก่อนการจัดเวทีประชาคมหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล ให้ที่ประชุมประชาคมร่วมกันเสนอโครงการเพื่อแก้ปัญหาและความต้องการต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบลโดยแต่ละโครงการที่นำเสนอต้องมีผู้รับผิดชอบในการดำเนินโครงการ และมีผู้รับรองหรือมีผู้สนับสนุนอย่างน้อย 15 คน
- ให้ที่ประชุมประชาคมร่วมกันจัดลำดับความสำคัญของข้อเสนอโครงการตามปัญหาและความต้องการ เริ่มจากการพิจารณาว่าเป็นประโยชน์ส่วนตัวหรือส่วนรวม เป็นความจำเป็นเร่งด่วน ความต้องการ ประโยชน์ คุ้มค่า เงินที่ต้องใช้ และวิธีการแก้ปัญหา เป็นต้น
- หากโครงการที่ได้รับการคัดเลือกเป็นโครงการที่เสนอภายในเวทีประชาคม โดยที่ยังไม่ได้มีการจัดทำรายละเอียดของข้อเสนอโครงการชุมชนตามรูปแบบที่กำหนด ให้ผู้รับผิดชอบโครงการชุมชนที่ได้รับการคัดเลือก จัดทำรายละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินโครงการชุมชนเพื่อนำเสนอต่อ คพรต. หรือ คพรฟ. (แล้วแต่ประเภทของการบริหารเงินกองทุน) เพื่อพิจารณากลั่นกรองหรืออนุมัติต่อไป
ขั้นตอนที่ 4 ประธานในการประชุมหรือผู้ได้รับมอบหมาย รวบรวมรายชื่อโครงการที่นำเสนอในที่ประชุมประชาคม โดยเรียงลำดับความสำคัญ ตามที่ประชาคมให้การรับรอง และสรุปผลให้ที่ประชุมทราบโดยทั่วกัน
ขั้นตอนที่ 5 ประธานในการประชุมหรือผู้ได้รับมอบหมาย จัดทำบันทึกผลและรายงานผลการประชาคมหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบลตามรูปแบบที่สำนักงาน กกพ. กำหนด และจัดส่งให้เลขานุการ คพรต. หรือ เลขานุการ คพรฟ. ภายใน 7 วันนับวันประชุมประชาคมหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล เพื่อรวบรวมนำเสนอที่ประชุม คพรต. หรือ คพรฟ. ต่อไป
ในการจัดประชุมเวทีประชาคมหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบลข้างต้น อาจจะมีการประชุมได้หลายครั้งตามความจำเป็น ขึ้นอยู่กับสภาพปัญหาและความต้องการของประชาชน รวมทั้งจำนวนโครงการชุมชนที่นำเสนอในเวทีประชาคมหมู่บ้าน ชุมชน หรือตำบล โดยให้ประธานหรือผู้ได้รับมอบหมายพิจารณาตามความเหมาะสมในแต่ละพื้นที่